Встреча делегации в аэропорту: как подготовиться переводчику?

Начинающие переводчики, у которых еще нет большого опыта устного перевода, часто сталкиваются с проблемами, которые совершенно не связаны языковой спецификой. Встреча гостей в аэропорту – одна из таких сложностей.

На первый взгляд эта задача не кажется такой уж трудной. Ведь всё что нужно – это встретить туристическую группу или делегацию в аэропорту, познакомиться с ними, сопроводить в поездке к гостинице и помочь с размещением в отеле. Если кроме переводчика в группу встречающих входит специалист–протокольщик, например – секретарь, то он берет на себя все организационные моменты. Тогда у переводчика никаких трудностей не возникает.

Проблемы появляются тогда, когда переводчику приходится не только выполнять свои прямые обязанности – осуществлять устный перевод, но и работать в качестве гида и специалиста протокольной службы. В этом случае у него может возникнуть масса вопросов:

• С кем из гостей решать организационные вопросы и обсуждать график визита?
• Как сделать более интересной поездку до гостиницы или другого места размещения?
• Как организовать распорядок дня группы или делегации?
• Кто и каким образом должен оплатить сопутствующие расходы?

Перечень вопросов можно продолжать. К тому же, нередко возникают непредвиденные ситуации с участниками группы или делегации: проблемы со здоровьем, кража денег, потеря документов и другие.

Как управлять ситуацией: действенные советы для переводчика

Исключить нештатные ситуации невозможно, но можно к ним хорошо подготовиться. Для этого необходимо заранее связаться с компанией, которая принимает иностранную делегацию. Вопросы, которые необходимо при этом выяснить:

1. Ответственное лицо. С кем из принимающей компании можно связываться по вопросам, связанным с прибытием иностранной группы?
2. Специалист-протокольщик. Кто назначен компанией ответственным за встречу гостей в аэропорту, их размещение в отеле, организацию досуга? В целом, задача – найти человека, назначенного компанией для решения протокольных вопросов.
3. Состав группы. Кто входит в состав делегации или тургруппы? Важно выяснить всё до мелочей: количество приезжающих, их пол, возраст.
4. Цель поездки. С какой целью приезжают иностранные гости в страну? Каков статус приезжих?
5. Руководитель иностранной группы. Если готовится встреча не группы туристов, а представителей бизнеса или государственной делегации, то необходимо узнать, кто руководит группой. Также следует уточнить, кто именно отвечает за организацию поездки делегации.
6. Задачи переводчика. Важно сразу выяснить, требуется ли от переводчика только встретить группу, сопроводить до гостиницы и помочь в размещении гостей или же нужны дополнительные услуги, например – организация питания, досуга, экскурсий, культурных мероприятий.
7. Денежные расходы. С принимающей стороной необходимо обсудить, оплатит ли она небольшие непредусмотренные расходы или их придется взять на себя переводчику. Будут ли выделены средства для форс-мажорных обстоятельств?

Список вопросов далеко не полный. В него вошли только самые важные нюансы. Чтобы встреча иностранцев прошла успешно, переводчик должен выяснить для себя как можно больше деталей мероприятия у компании, ответственной за прием зарубежных гостей.

Схема действий переводчика во время встречи иностранной делегации

Первое, что нужно сделать во время встречи – познакомиться с руководителем группы. Затем у него необходимо выяснить, с кем из делегации можно решать протокольные и организационные вопросы.

Во время трансфера не нужно молчать. Желательно рассказать о том, что видят иностранцы за окнами автобуса. Они всегда с интересном знакомятся со страной, которую посещают, особенно если до этого они ни разу в ней не были. При этом к экскурсоводческой программе можно добавить и интересные факты о жизни города, рассказать его проблемах и успехах в их решении. Такие темы всегда интересуют иностранных посетителей. Живая и непротокольная подача информации позволяет сделать общение более непринужденным.

Главная задача переводчика – не растеряться при встрече с делегацией в аэропорту.  Иностранные гости ожидают, что переводчик станет их помощником в посещении зарубежной страны. Поэтому необходимо сразу же узнать, нет ли у участников группы каких-либо проблем или вопросов. В большинстве случаев они появляются у приезжих с первых минут после прибытия.

Хорошо, если переводчик обдумает заранее, как он будет действовать в форс-мажорных ситуациях. Четкий алгоритм поведения в непредвиденных обстоятельствах не только внушит переводчику уверенность в себе, но и пригодится в дальнейшей профессиональной деятельности.